Suurhaiglate e-arved

Alates 1. juuli 2019 võetakse Eesti riigiasutustes arveid vastu vaid e-arve kujul.

Suurhaiglatel on e-arvetele oma nõuded, mida toetab Standard Books, kui kasutusele võtta spetsiaalne HAL arendus.

Juriidika

• Kehtiv Eesti e-arve standardi kirjeldus on esitatud Riigi Teataja väljaande lisas: https://www.riigiteataja.ee/aktilisa/1130/4201/7005/RM_m24_lisa.pdf (Rahandusministri 11.04.2017 määrus nr 24 „Masintöödeldava algdokumendi juhendi kehtestamine” Lisa).
• Eesti e-arve standardi muutumisel või EU e-arvete standardi kasutusele võtmisel vaadatakse antud dokumendi alusel sõlmitud kokkulepped üle.
• Järgnevalt kasutatud muutujate tüübid on kirjeldatud dokumendi: https://www.riigiteataja.ee/aktilisa/1130/4201/7005/RM_m24_lisa.pdf punktis Lisa 1 - XML SKEEM

Mõisted

1. Hankija – teenuse või kauba ostja
2. Tarnija – teenuse või kauba müüja <- Standard Booksi kasutaja, suure tõenäosusega teie, kes te antud juhendit loete.

Vajalikud seadistused ja andmed

E-arvete kasutamine aktiveeritakse vastavalt e-arve üldisele juhendile.  Ehk et aktiveerimises ja üldises loogikas muudatusi ei ole - peab olema sõlmitud leping e-arve operaatoriga, Standard Booksil peab olema kehtiv internetivõti/litsents jne.

E-teenuste seadistuse alla uus vaheleht "Erinõuded"

E-teenuste seadistusse on lisatud uus vaheleht nimega "Erinõuded", kuhu on lisatud kaks valikut:

• Kasuta suurhaiglate spetsiifilisi e-arve välju

• Kasuta Töötukassa spetsiifilisi e-arve välju

Palun pange peale valik "Kasuta suurhaiglate spetsiifilisi e-arve välju"

Seadistus Omakirjeldatud väljad - Artiklid

Suurhaiglatele ravimite tarnijatel on vajalik täita seadistus moodulis Kliendihaldus > Seadistused > "Omakirjeldatud väljad - Artiklid" selliselt:

Peale seadistuse täitmist saate Artiklikaardil vahelehel "Omakirj." täita vastavaid välju:

Artikkel - omakirjeldatud väljad

Moodul Müügihaldus > Seadistused > Lähetusaadressid

Hankija raviasutuse lao nimetus. Nimetus on tarnija ja raviasutuse poolt täpselt kokkulepitud ja vastab nimetusele raviasutuse infosüsteemis.

Standard Booksis peab olema iga raviasutuse lao kohta koostatud Lähetusaadress. Lähetusaadressil sisestage raviasutuse lao nimetus väljale "Nimi". Lisaks peab Lähetusaadress olema seotud peamise kontaktiga (Suurhaigla) ja omama unikaalset koodi. Näide:

Lähetusaadress - hankija raviasutuse lao nimetus

Kui arvele on valitud kliendiks antud näite korral kontakt koodiga 80048, siis saab arvele peale valida Lähetusaadressi. Tulemus on selline:

Arve lähetusaadressiga

Kliendi Tellimuse number

Igal müügiarvel peab olema täidetud väli "Kliendi tell. nr.". See on hankija (suurhaigla) tellimuse number.

Tellimuse viide

Väljad artikli kaardil

Kaup, mida suurhagilale müüakse, peab olema Standard Booksi lattu võetud Partiinumbriga ja Parim Enne kuupäevaga, EAN numbriga, tootja infoga jms. Selleks on vaja:

1. Artikli kaardil peab Artikli Tüüp= Laoartikkel
2. Aritkli kaardil peab Seerianumbri jälgimine = Partiinumber
3. Täidetud Omakirjeldatud väljade lehel Pakendikood
4. Täidetud Omakirjeldatud väljade lehel ATC
5. Täidetud artikli kaardil väli EAN kood, kui tootel eksisteerib EAN number
6. Määratud artikli kaardile Tootja/Importija.
   1. Tootjale määratud Kood
   2. Tootjale määratud Nimi
   3. Tootja kaardile määratud Kontakt
      1. Kontaktile määratud Riik
         

         Artiklil Tootja/importija

Artikkel peab olema Standard Booksi lattu võetud Partiinumbriga ja Parim enne kuupäevaga. Laosissetuleku rida peab olema selline:

Laosissetulek partiinumbriga ja parim enne kuupäevaga

Arvele tuleb enne kinnitamist valida varem lattu võetud partiinumber arve maatriksi D osal:

Partiinumbri valimine arvele

Lepingu number ja Hanke viitenumber

On kaks väärtust, mille asetamiseks arvele on võimalik kasutada info hoidmise kohana Lepingute registrit. Need andmeväljad on Lepingu number ja Hanke viitenumber. Need väärused on eelduslikut korduvad arvelt arvele ning me saame nemad ette ära salvestada Lepingute moodulisse Lepingute registrisse. NB: see ei ole kohustuslik - Lepingu numbri ja Riigihanke viitenumbri saab sisestada arvele ka käsitsi ehk Lepingute mooduli kasutamine ei ole kohustuslik.

Arve kaardile on lisatud vastava nimetusega väljad. Väljad "Lepingu number" ja "Hanke viitenumber" leiate arve kaardi vahelehelt Tunnused.

Lepingu koostamine:

1. Aseta arvele klient (suurhaigla)
2. Leping peab kehtima perioodis, mille vältel arveid esitate. PS: Soovi korral võite lõpukuupäeva märkimata jätta, siis kehtib leping igavesti. Andmete terviklikkuse seisukohalt on mõistlik siia märkida reaalne lepingu lõpukuupäev.
3. Lepingu peal peavad olema artiklid, mida te suurhaiglale müüte.
4. Väljale "Osakond" sisestage hanke viitenumber (kui see eksisteerib)
5. Vahekaardil "Läh.ting." väljale "Kommentaar" sisestage lepingu number
6. Märkige lepingul linnukesed "Aksepteeritud" ja "Kinnita"

Lepingu numbri ja hanke viitenumbri edastamise võimalused:

1. Kõige lihtsam on käsitsi kirjutada arvele Lepingu number ja Hanke viitenumber.
2. Teine võimalus on arvel väljale "Lepingu number" ctrl+enter klahvikombinatsiooniga valida ette salvestatud Leping. Asetamisel täidetakse arvel Lepingu number ja Hanke viitenumber (viimane tingimusel, et lepingul on vastav väli täidetud).
3. Lepingu number ja Hanke viitenumber lähevad arvega kaasa automaatselt kui olete loonud lepingu, täitnud sel vajalikud väljad ning arvel väljasid "Lepingu number" ja "Hanke viitenumber" ei täida.

NB! Antud valiku puhul ei ole arve peal näha, milline lepingu number ja hanke viitenumber arvega kaasa läksid. Andmed lisatakse arve xml faili järgmise loogika alusel:

• Arvele valitud kliendi järgi otsitakse Lepingute registrist lepinguid, millel on sama klient
• Tuvastatakse esimene leping, millel on arvele valitud artikkel
• Artikli kohta lisatakse lepingult leitud andmed arve xml faili

Näide Lepingust:

Leping